税理士・不動産業がAIを実務に使ううえで、絶対に外せない前提が1つあります。顧客・入居者・家族の個人情報を、そのままAIに渡さないことです。これは「念のため」ではなく、守秘義務を負う士業にとっての基本動作です。
ではどうやって、個人情報を渡さずに実務を組み立てるのか。答えがダミー化です。この記事は、ダミーデータを作って業務を回すための実務手順と、送信前チェックリストをまとめたリファレンスです。
この記事の結論
– 守秘情報は「規約が許すか」以前に、士業の守秘義務として素のまま渡さない。
– ダミー化のコツは、中身（名前・金額・口座）は架空に、構造（項目・並び・関係）は本物のまま残すこと。
– 手順は「①洗い出す → ②置換ルールを決める → ③一貫して置換 → ④本物との対応表は手元に隠す → ⑤結果を本物に戻す」。
– 送信前チェックリストを1枚持っておけば、うっかり流出をほぼ防げる。
AIサービスの規約には、入力データを学習に使う／使わないの方針が書かれています（この誤解は「「AIに情報を学習される」の誤解を解く」で扱います）。しかし士業にとって重要なのは、規約の内容とは独立に、守秘義務があるという事実です。
だから結論はシンプルです。素のまま渡さない。渡すのはダミーだけ。 これを基本動作にすれば、規約がどう変わっても守りは崩れません。
やってはいけないのは、データを「ぐちゃぐちゃに壊す」ことです。それではAIが仕事をできません。目指すのは、個人が特定できる中身だけを架空に差し替え、業務に必要な構造は本物のまま残すことです。
| 要素 | 本物 | ダミー化の方針 |
|---|---|---|
| 氏名・法人名 | 実名 | 架空名に一貫して置換（Aさん→「入居者001」など） |
| 口座番号・住所・電話 | 実データ | 架空の形式だけ整えた値に置換 |
| 金額 | 実額 | 桁感・比率を保った架空値（例：全体を一定倍率でずらす） |
| 日付 | 実日付 | 相対関係を保った架空日付（月末・入金日の間隔は維持） |
| 項目名・並び・関係 | 実構造 | そのまま残す（ここを壊すと業務にならない） |
「入居者Aの家賃が入居者Bより高い」「月末締め翌月払い」といった関係性が保たれていれば、AIは正しく処理を組み立てられます。守るのは“誰の・いくら・どこ”という特定情報だけです。
そのデータのどこが「特定につながる情報」かを印つけします。氏名・法人名・住所・電話・口座・物件名・顧客固有の金額など。「これは架空にすべきか？」を全項目に問うのがこの段階です。
洗い出した項目ごとに、置換の方針を1つに決めます。ここで大事なのは一貫性。同じ人はいつも同じ架空名に、金額は同じ倍率で、というルールを崩さないこと。バラバラに置換すると、AIが関係を読み違えます。
ルールに沿って、実際に差し替えます。件数が多いときは、「ダミー化そのものをAIに頼む」手も有効です。ただしその場合も、渡すのは“架空データの作り方の指示”であって、本物の個人情報ではありません。たとえば「入居者20名分の家賃精算表を、次の構造で架空データとして作って」と頼み、AIに一から架空データを生成させます。
「入居者001＝本物の田中さん」という対応表（変換表）は、AIに渡さず自分の手元だけに持ちます。この表があるから、AIが作った処理を最後に本物へ戻せます。対応表こそが最重要の秘密です。
AIにはダミーで処理を組み立ててもらい、完成した処理・集計ロジックを、手元で本物のデータに適用します。こうすれば「AIには一度も本物を見せていないのに、本物の成果物ができる」状態になります。
AIに何かを貼り付ける・見せる前に、毎回このリストを通してください。
特に見落としやすいのがファイル名・シート名・欄外メモです。表の中身だけ気にして、ファイル名に実名が残っているケースは驚くほど多いです。
たとえば自主管理の家賃精算表をAIに集計させたいとき。
これでAIは一度も本物を見ずに、本物の精算作業を助けてくれます。
Q. 全部ダミー化するのは手間では？
A. 最初のルール作りだけは手間です。しかし一度ルールと対応表の型を作れば、以降は使い回せます。毎月くり返す業務ほど、初回のダミー化が効いてきます。
Q. AIにダミーデータを作らせるのは安全？
A. 安全です。渡すのは「架空データの作り方」だけで、本物の個人情報は一切渡していません。むしろ手作業で置換するより、抜け漏れが減ることもあります。
Q. 少しくらいなら本物を見せてもいい？
A. 「少しくらい」を作らないのが守秘の基本です。判断に迷う情報は、含めない側に倒してください。
Q. 対応表はどこに保管する？
A. AIに渡らない、自分が管理する場所です。パスワードやマイナンバー等の機微情報は、そもそもAIにも平文で扱わせない運用にしてください。
士業のAI活用は、「本物を渡さず、ダミーで組み立て、手元で本物に戻す」が基本形です。中身は架空・構造は本物、という原則を守り、送信前チェックリストを毎回通す。これだけで、規約の変更に振り回されず、守秘義務を守りながらAIの生産性を取り込めます。
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