「電子帳簿保存法」を調べると、電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引データ保存という似た言葉が3つ出てきて、どれが義務でどれが任意なのか、自分の規模だと何が免除されるのかが分からなくなります。情報が多すぎて、結局「何をすればいいのか」が消えてしまう——よくある入口の詰まりです。
この記事は、そのモヤモヤを一枚の地図にします。結論だけ知りたい人向けの噛み砕き版はこちらの3分記事、この記事は要件まで押さえておきたい人向けのリファレンスです。
この記事の結論
– 電帳法は3つの制度の総称。義務は「電子取引データ保存」だけ、残り2つ（電子帳簿等保存・スキャナ保存）は任意
– 電子取引の要件は真実性と可視性の2つ。個人事業主は真実性を事務処理規程（国税庁のサンプル無料）で満たすのが現実的
– 基準期間の売上が5,000万円以下なら、検索機能の確保が不要（ダウンロードの求めに応じることが条件）
– システムが間に合わなくても、「相当の理由」＋データ提示で当面はセーフ
電帳法という一つの名前の下に、性質の違う3制度が入っています。義務なのは③だけです。
| 制度 | 何の話か | 義務／任意 |
|---|---|---|
| ① 電子帳簿等保存 | 会計ソフトで作った帳簿・決算書をデータのまま保存する | 任意 |
| ② スキャナ保存 | 紙で受け取った請求書・領収書をスキャン／撮影して電子保存する | 任意 |
| ③ 電子取引データ保存 | 電子で受け取った請求書・領収書をデータのまま保存する | 義務 |
①②は「紙でやりたい人は紙のままでいい」という任意制度。やらなくても罰則はありません。義務は③の電子取引データ保存だけ。だから、まず向き合うべきは③一本です。
③には「真実性の確保」と「可視性の確保」という2つの要件があります。
次のいずれか一つを満たせばOKです。
個人事業主にいちばん現実的なのは3の事務処理規程。国税庁がサンプルを無料で公開していて、それを自分用に整えて運用すればよく、費用ゼロで真実性の要件を満たせます。
検索機能は、ファイル名を日付＿取引先＿金額で統一しておけば、フォルダ検索で実質的に満たせます。会計ソフトに取り込めば自動で検索対象になります。
ここが個人事業主にとって大きい緩和です。基準期間（その年の2年前）の課税売上高が5,000万円以下なら、税務調査等の際にデータのダウンロードの求めに応じることを条件に、検索機能の確保が不要になります。
開業まもない多くの個人事業主はこの範囲に収まるので、「検索システムを整えなきゃ」と気負う必要はありません。元データをきちんと残し、求められたら出せる——それで足ります。
システム対応の「相当の理由」が認められ、かつ税務調査等で
この2つに応じられれば、真実性・可視性の要件を完全に満たしていなくてもデータ保存だけでセーフとされます。ただし繰り返しの通り、データ自体を残していることが絶対条件です。「印刷して原本データを削除」は、この措置を使ってもアウトになります。
どちらも「やらないと罰則」ではなく、「やると身軽になる／控除に効く」任意オプションと捉えてください。
この5つが埋まっていれば、個人事業主として電帳法の“最低限”はクリアです。
Q. 事務処理規程って必ず要る？
真実性の要件を「規程」で満たす場合に必要です。タイムスタンプ機能や訂正削除履歴が残る会計ソフト・クラウドで受け渡し・保存しているなら、規程がなくても真実性を満たせます。迷ったら、無料の国税庁サンプルで規程を1枚用意しておくと安心です。
Q. 保存期間は何年？
帳簿書類と同じく、原則7年間（青色で欠損金がある年などは最長10年）。電子取引データもこの期間、消さずに保存します。
Q. LINEやチャットで受け取った請求書は？
それも「電子取引」です。スクリーンショットやファイルをデータで保存しておきましょう。
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