「電子取引のデータはデータで保存」——ここまでは分かった。でも調べ進めるとタイムスタンプ、訂正削除履歴が残るシステム、索引簿、検索要件と専門用語が並び、専用サービスの広告ばかり出てくる。結局いくらかかるのか分からない。
結論から言うと、個人事業主なら追加費用ゼロで要件を満たせます。 必要なのは、ファイル名のルールを1つ決めること、フォルダを1つ作ること、国税庁が配っている規程を1枚保存すること。それだけです。
この記事では、要件の全体像を整理したうえで、無料の最短ルートを手順にします。
この記事の結論
– 要件は「真実性の確保」と「可視性の確保（検索・見読）」の2系統だけ
– 真実性は国税庁のサンプル事務処理規程を1枚置くで満たせる（タイムスタンプ不要）
– 検索要件はファイル名を「日付_取引先_金額」に統一＋専用フォルダで実質クリア
– 判定期間（個人は前々年）の売上高が5,000万円以下で、求めに応じてデータを渡せるなら検索機能そのものが不要
対象は電子取引、つまり最初からデータでやり取りした取引情報です。紙でもらったレシートの話ではありません。
| これは電子取引（データ保存が必要） | これは電子取引ではない |
|---|---|
| メール添付のPDF請求書・領収書 | 店で受け取った紙のレシート |
| Web上からダウンロードした領収書（Amazon・楽天・ASPなど） | 郵送されてきた紙の請求書 |
| ECサイトの購入明細・注文確認メール | 手書きの領収書 |
| クレジットカードやキャッシュレス決済のWeb・アプリ明細 | 紙の契約書 |
| 電子契約サービスで締結した契約書 | ― |
紙で受け取ったものをスキャンしてデータにするのはスキャナ保存という別の（任意の）制度です。混ざりやすいので、スキャンしたら紙は捨てていい？で切り分けを確認してください。制度全体の位置づけは電子取引データの保存とは、個人事業主の最低ラインは電帳法・個人事業主の最低限にまとめています。
なお、紙に印刷して保存するだけでは要件を満たしません。ここが一番よく誤解されるところです。データはデータのまま残す。紙はあくまで自分用の控えです。
条文を並べると複雑に見えますが、求められているのは「あとから書き換えていないと言えること（真実性）」と「求められたときにすぐ出せること（可視性）」の2つです。
| 系統 | 求められること | 無料で満たす方法 |
|---|---|---|
| 真実性の確保 | タイムスタンプ／訂正削除の履歴が残るシステム／訂正削除できないシステム／事務処理規程を定めて運用のいずれか | 国税庁のサンプル規程を1枚用意して守る |
| 可視性（見読） | ディスプレイ・プリンタで速やかに出力できる。市販ソフトなら操作説明書を備え付け | 手持ちのPC・モニタ・プリンタでOK |
| 可視性（検索） | ①取引年月日・取引金額・取引先で検索 ②日付・金額の範囲指定 ③2以上の項目の組合せ | ファイル名の統一＋フォルダ集約（＋後述の緩和） |
真実性の4択のうち、費用がかかるのは上の3つだけです。4つ目の「事務処理規程」は自分で定めればよく、しかも国税庁がサンプル（Word）を公開しています。個人事業主が選ぶべきはこれです。
ここが一番大事な緩和です。
判定期間は、個人事業主ならその年の前々年（1月1日〜12月31日）の売上高です。売上5,000万円は決して低いラインではないので、多くの個人事業主は検索機能そのものが不要になります。
ただし誤解しないでください。検索要件が不要になっても、データを保存すること自体と真実性の確保（規程など）は必要です。「5,000万円以下だから何もしなくていい」ではありません。
さらに、保存要件に従えない相当の理由が所轄税務署長に認められる場合には、ダウンロードと出力書面の提示に応じられれば保存要件に従わなくてよい、という猶予措置もあります（電子帳簿保存法施行規則4条3項）。とはいえこれは救済であって、狙って使うものではありません。下の3ステップなら無料なので、素直に整えてしまうほうが早いです。
これだけで、OSの検索窓が索引簿の代わりになります。
| 元のファイル名 | 変更後 |
|---|---|
invoice_20260710.pdf |
20260710_○○商事_33000.pdf |
receipt (3).pdf |
20260712_アマゾン_4980.pdf |
領収書.pdf |
20260715_△△印刷_12100.pdf |
ルールは3つだけ決めておきます。
20260710）。ハイフンなしにすると範囲での並び替えが効きます33000）同じ日・同じ取引先・同じ金額が複数ある場合は末尾に _1 _2 を足します。
2026_電子取引 のように年ごとのフォルダを1つ作り、その中に全部入れます。取引先別・月別に細かく分けたい気持ちは分かりますが、階層を深くすると入れ忘れが増えます。フラットに放り込むほうが続きます。
クラウドストレージ（Dropbox・Google Drive等）に置いても問題ありません。むしろバックアップになるので安全です。保存期間は原則7年なので、消えない場所を選んでください。
国税庁のサイトに「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」のサンプルが法人用・個人事業者用それぞれ公開されています。個人事業者用は1ページ程度のシンプルなものです。
やることは、ダウンロードして自分の名前と適用開始日を入れ、印刷またはPDFで保存しておくだけ。そして中身（訂正・削除は原則しない、必要な場合は記録を残す等）を実際に守ります。
これで真実性の確保はクリアです。タイムスタンプも有料サービスも要りません。
要件を満たす仕組みより、続く仕組みのほうが難しいです。実際につまずくのはここです。
Q. 全部印刷してファイリングしてはいけないのですか？
印刷して手元に置くのは自由ですが、それだけでは要件を満たしません。電子取引はデータでの保存が必要です。逆に、データを保存してあれば紙は不要です。
Q. スクリーンショットでもいいですか？
ECサイトの購入履歴画面などをダウンロードできない場合、表示画面をスクリーンショットして保存する方法も認められています。取引年月日・取引先・金額が読み取れる状態で保存してください。
Q. 判定期間がない開業初年度はどうなりますか？
個人事業主の判定期間は前々年なので、開業して間もない年は判定期間の売上高がありません。取扱いは国税庁の「電子帳簿保存法一問一答（電子取引関係）」に示されているので、そちらで確認してください。いずれにしても、上の3ステップを実行しておけば売上規模に関係なく成立します。
Q. 要件を守れていないと青色申告が取り消されますか？
国税庁は、要件を満たしていないことのみを理由に直ちに青色申告の承認を取り消すことはしない旨を示しています。ただし、そもそも証憑がなければ経費の裏付けがないという別の問題が残ります。取消しの心配より、経費が否認されるリスクを気にすべきです。
Q. 索引簿（Excelの一覧表）を作る方式もあると聞きました。
検索要件を満たす手段としてExcelの索引簿を使う方法もあります。ただしファイル名を統一すればOSの検索で足りるので、二重管理になる索引簿はおすすめしません。作るなら記帳と一体化させるべきで、それは結局会計ソフトの役割です。
Q. 保存期間は何年ですか？
原則7年です。フォルダを年単位で作っておけば、8年目のフォルダを削除するだけで管理できます。
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